Sistem obveščanja¶
Sistem Optima Prevent omogoča napredno avtomatizirano obveščanje strank in zaposlenih preko e-pošte. Obvestila pokrivajo opomnike o poteku veljavnosti (pregledi opreme, usposabljanja), pošiljanje dostopnih podatkov za e-učenje in sistemska opozorila.
To je osrednje poglavje za pravila obveščanja, e-test pošto, diagnostiko pošiljanja in pregled portalnih/in-app dogodkov. Pomen ikon v zgornjem meniju je na kratko opisan v poglavju Navigacija in skupne akcije.
Predpogoj: Nastavitev SMTP strežnika
Za uspešno delovanje celotnega sistema obveščanja mora biti predhodno pravilno nastavljen vaš lastni SMTP strežnik. Navodila za nastavitev najdete v poglavju Sistemske nastavitve.
1. Pravila obveščanja strank (Veljavnosti)¶
Sistem omogoča prožno nastavljanje avtomatiziranih e-poštnih opomnikov za stranke. Tako ste vi in vaše stranke pravočasno obveščeni o izteku veljavnosti zapisnikov, pregledov opreme ali zdravniških spričeval.
Dostop: Nastavitve → Obveščanje (Notifications)
Ustvarjanje pravila¶
Kliknite na gumb za dodajanje (+) in izpolnite naslednje parametre:
| Polje | Opis |
|---|---|
| Stranka | Izbira stranke, na katero se obvestilo nanaša. |
| E-pošta | E-poštni naslov prejemnika (lahko je kontakt pri stranki ali vaš skrbnik). |
| Tip obvestila | Kategorija, ki se preverja (npr. poteki pregledov delovne opreme, poteki usposabljanj). |
| Periodika | Kako pogosto naj se obvestilo pošlje (npr. mesečno). |
| Dan v mesecu | Točen dan v mesecu (1-28), ko se obvestilo zgenerira in pošlje. |
| Dni pred potekom | Koliko dni vnaprej naj sistem opozori na potek (npr. 30 dni). |
| Dni po poteku | Opozorilo za postavke, ki so že potekle in še niso bile rešene (npr. 15 dni). |
| Status | Pravilo lahko začasno deaktivirate brez brisanja (Aktivno / Neaktivno). |
Več prejemnikov
Če želite isto obvestilo poslati več osebam (npr. direktorju stranke in vašemu skrbniku za to stranko), preprosto ustvarite dve ločeni pravili z različnima e-poštnima naslovoma.
2. Obveščanje zaposlenih (eUsposabljanje / eTest)¶
Modul za usposabljanja vsebuje lasten sistem obveščanja, ki skrbi za neposredno komunikacijo z zaposlenimi pri izvajanju spletnih tečajev (e-izobraževanj).
Pošiljanje dostopnih podatkov¶
Ko ustvarite nov tečaj usposabljanja z omogočenim e-testom, mora sistem udeležencem poslati unikatne dostopne podatke.
- Zaposleni mora imeti v svojem profilu vpisan e-poštni naslov.
- Pri ustvarjanju tečaja (zapisnika) morate obvezno obkljukati možnost za pošiljanje e-pošte s pristopnimi podatki.
- Sistem bo udeležencu samodejno poslal e-poštno sporočilo, ki vsebuje:
- Povezavo (URL) do portala za reševanje testa,
- Uporabniško ime,
- Geslo za enkratno prijavo.
Opomniki pred iztekom e-testa¶
E-testi imajo običajno določen rok za reševanje (npr. 7 ali 14 dni). Če zaposleni testa ne reši takoj, sistem spremlja njegovo aktivnost. Nekaj dni pred iztekom roka za reševanje bo sistem samodejno poslal opomnitveno e-pošto, da zaposlenega spomni na neopravljeno obveznost.
3. Sledenje e-pošti in diagnostika (Email Log)¶
Ker je dostavljivost e-pošte ključnega pomena, ima sistem vgrajeno orodje za sledenje in diagnostiko odhodne pošte. Tukaj lahko preverite, ali je bil mail dejansko poslan in odkrijete morebitne napake (npr. napačno vnesen e-mail stranke, napaka na SMTP strežniku).
Dostop: Nastavitve → Dnevnik dejavnosti (System log) → zavihek Email log
Uporaba dnevnika¶
- Prikaz terminala: Dnevnik je prikazan v obliki temnega terminalskega okna, ki prikazuje surovo komunikacijo med sistemom in vašim SMTP strežnikom.
- Filtriranje: Na vrhu lahko določite število vrstic za prikaz (Lines) in uporabite polje Filter za iskanje specifičnega e-poštnega naslova (npr. iskanje
janez.novak@stranka.si, da vidite, ali je dobil povabilo na e-test).
Kaj pomenijo napake v dnevniku?
Če pri določenem e-mailu vidite napako (pogosto obarvano ali označeno z Exception), to najpogosteje pomeni:
- Vaš SMTP strežnik je zavrnil povezavo (napačno geslo v sistemskih nastavitvah).
- E-poštni predal prejemnika je poln ali ne obstaja.
- Vaš ponudnik gostovanja je blokiral pošiljanje zaradi prekoračitve dnevne omejitve.
4. Obveščanje znotraj Portala za stranke¶
Poleg e-pošte sistem podpira tudi t.i. in-app obveščanje za vaše naročnike.
Stranke imajo omogočen dostop do lastnega spletnega portala, kjer lahko pregledujejo svojo opremo, zaposlene, ocene tveganja in dokumente. Kadarkoli v sistemu za stranko ustvarite in objavite nov dokument, se na njihovem portalu samodejno ustvari obvestilo o novem dokumentu.
Več informacij o portalu
Podrobna navodila o dodeljevanju dostopov strankam in upravljanju portala za stranke so opisana v ločenem poglavju Portal za stranke.