ERP (Upravljanje ponudb, pogodb in storitev)¶
Modul ERP je namenjen centraliziranemu vodenju prodajnih aktivnosti. Omogoča enostavno upravljanje šifranta storitev, pripravo in izdajanje ponudb ter vodenje dolgoročnih pogodb s strankami.
Pregled modula¶
ERP modul združuje tri glavne sklope, ki med seboj sodelujejo za hitro in učinkovito pripravo prodajne dokumentacije:
- Storitve (Šifrant): Osnovna baza vaših produktov in storitev.
- Ponudbe: Priprava ponudb za stranke z možnostjo izvoza v Word (Docx) dokumente.
- Pogodbe: Evidenca naročniških razmerij in dogovorov z možnostjo shranjevanja priponk (npr. skeniranih pogodb).
Dostop¶
Glavni meni → ERP
Storitve (Šifrant)¶
Preden začnete z ustvarjanjem ponudb in pogodb, je priporočljivo urediti šifrant storitev. To omogoča hitro dodajanje postavk na dokumente brez ročnega vpisovanja cen.
Dodajanje in urejanje storitve¶
Pri vsaki storitvi lahko določite naslednje parametre:
| Polje | Opis |
|---|---|
| Naziv | Ime storitve ali produkta (obvezno polje). |
| Koda / Zunanja koda | Interna šifra storitve ali šifra iz vašega računovodskega programa. |
| Cena in Davek | Osnovna neto cena in stopnja davka. |
| Merska enota | Enota mere (npr. kos, ura, km, pavšal). |
| Status (Aktivno) | Če storitev ni več aktualna, jo lahko deaktivirate. Neaktivne storitve se ne prikazujejo pri izdelavi novih ponudb. |
Hitro dodajanje
Ko storitev dodate v šifrant z določeno ceno, se bo ob izbiri te storitve na ponudbi ali pogodbi cena samodejno izpolnila.
Ponudbe (Offers)¶
Sistem omogoča hitro pripravo ponudb za obstoječe stranke.
Ustvarjanje ponudbe¶
Ponudba je sestavljena iz osnovnih podatkov in seznama storitev (postavk).
| Podatek | Opis |
|---|---|
| Številka ponudbe | Sistem samodejno predlaga številko (npr. PON-2024...), ki pa jo lahko ročno spremenite. |
| Stranka | Izbira naročnika iz baze strank. |
| Datumi | Datum izdaje in datum veljavnosti ponudbe. |
| Opombe | Poljuben tekst, ki se lahko prikaže na dnu ponudbe. |
Postavke ponudbe¶
Na ponudbo dodajate storitve iz šifranta. Za vsako postavko lahko prilagodite: - Količino - Ceno (sistem predlaga ceno iz šifranta, a jo lahko povozite) - Popust (%)
Statusi ponudb¶
Ponudbam lahko spreminjate statuse, kar vam omogoča pregled nad uspešnostjo prodaje:
| Status | Pomen |
|---|---|
| Osnutek | Ponudba je v pripravi in še ni bila poslana stranki. |
| Poslano | Ponudba je poslana stranki, čaka se odziv. |
| Potrjeno | Stranka je ponudbo sprejela. |
| Zavrnjeno | Stranka je ponudbo zavrnila. |
Izvoz v Word (Docx)
Na seznamu ponudb boste opazili ikono za Word (Docx). Sistem omogoča generiranje ponudbe neposredno v Wordov dokument na podlagi predpripravljenih predlog (Templates). To vam omogoča, da ponudbo pred pošiljanjem še grafično ali vsebinsko prilagodite.
Pogodbe (Contracts)¶
Modul za pogodbe je namenjen vodenju dolgoročnih ali pavšalnih dogovorov s strankami.
Podatki o pogodbi¶
Poleg izbire stranke in postavk storitev (ki delujejo enako kot pri ponudbah), imajo pogodbe nekaj specifičnih polj:
| Polje | Opis |
|---|---|
| Naziv | Ime ali predmet pogodbe (npr. "Vzdrževanje opreme 2024"). |
| Šifra po meri | Številka pogodbe iz fizičnega arhiva ali zunanjega sistema. |
| Obdobje (Zarčunavanje) | Kako pogosto se storitev izvaja/zaračunava (Mesečno, Letno, Ostalo). |
| Datum Od - Do | Časovni okvir veljavnosti pogodbe. |
Statusi pogodb¶
| Status | Pomen |
|---|---|
| Aktivno | Pogodba je trenutno v izvajanju. |
| Blokirano | Izvajanje pogodbe je začasno zaustavljeno (npr. neplačila). |
| Zaključeno | Pogodba je potekla ali bila prekinjena. |
Upravljanje z datotekami (Priponke)¶
Za razliko od ponudb, modul za pogodbe vključuje napreden sistem za upravljanje z datotekami.
Pri vsaki pogodbi lahko naložite poljubno število datotek (do velikosti 20MB na datoteko). Sistem podpira hkratno nalaganje več datotek naenkrat.
Digitalni arhiv
Priporočamo, da po podpisu fizične pogodbe s stranko, dokument skenirate (PDF) in ga naložite pod priponke te pogodbe v sistemu. Tako imate celoten arhiv vedno dostopen z enim klikom na seznamu pogodb (ikona sponke 📎).