HRM (Upravljanje kadrov)¶
Modul HRM pokriva vodenje kadrov, evidenco delovnega časa, upravljanje dopustov in odsotnosti ter proces zaposlovanja novih sodelavcev.
Pregled modula¶
HRM združuje vse ključne kadrovske procese na enem mestu:
- pregled prisotnosti, delovnega časa in nadur,
- upravljanje odsotnosti, dopustnih kvot in praznikov,
- načrtovanje odsotnosti po oddelkih,
- samopostrežni portal za zaposlene (Moj HRM),
- proces zaposlovanja od razpisa do zaposlitve,
- karton zaposlenega s pregledom EHS stanja.
Dostop in navigacija¶
Glavni meni → HRM
Meni modula je zgoščen na štiri področja:
| Meni | Vsebina (zavihki) |
|---|---|
| Odsotnosti | Pregled · Odsotnosti · Kvote · Načrtovanje · Prazniki |
| Moj HRM | Samopostrežni pogled zaposlenega |
| Evidenca časa | Vnosi · Mesečno poročilo · Preverjanje · Nastavitve |
| Zaposlovanje | Razpisi · Kandidati |
Vrste odsotnosti so del Šifrantov (glavni meni → Seznami).
Pogoj za polno funkcionalnost
Za uporabo večine HRM funkcionalnosti morajo imeti zaposleni v sistemu dodeljen in povezan IT uporabniški račun. Uporabniški račun ustvarite iz evidence Zaposleni, pravice in vloge pa uredite v poglavju Uporabniki.
Nadzorna plošča (Pregled)¶
Nadzorna plošča je vstopna točka modula (zavihek Pregled v Odsotnostih) in daje hiter pregled stanja na tekoči dan.
Vsebina nadzorne plošče¶
| Sekcija | Opis |
|---|---|
| Danes odsotni | Seznam zaposlenih, ki so danes na dopustu ali bolniški odsotnosti. |
| Čakajoči zahtevki | Zahtevki za odsotnost, ki čakajo na odobritev – s hitrimi gumbi Potrdi / Zavrni. |
| Terminal | Beleženje prihoda in odhoda zaposlenih (Clock-In / Clock-Out). |
| Graf: ure po tednih | Opravljene ure zadnjih 8 tednov. |
| Graf: odsotnosti po mesecih | Število odsotnosti zadnjih 6 mesecev. |
| Graf: prijave po fazah | Število prijav po fazah selekcije za odprte razpise. |
Tip
Nadzorno ploščo si odprite vsako jutro – čakajoče zahtevke lahko potrdite z enim klikom, ne da bi odpirali posamezni zapis.
Moj HRM (samopostrežba zaposlenih)¶
Zaposleni v zavihku Moj HRM sami:
- beležijo prihod in odhod (terminal je omejen na njihov zapis),
- oddajajo zahtevke za odsotnost (s preverjanjem kvote in prekrivanj),
- prekličejo oddani zahtevek,
- pregledujejo stanje dopusta po vrstah (skupaj / porabljeno / preostalo),
- pregledujejo svoje zapise delovnega časa za tekoči mesec.
Stran deluje tudi, če zaposleni nima IT uporabniškega računa – sistem ga prepozna po e-poštnem naslovu.
Odsotnosti in dopusti¶
Vrste odsotnosti¶
Vrste odsotnosti upravljate v Šifrantih (meni → Seznami → Vrste odsotnosti). Vsaka vrsta ima:
| Nastavitev | Opis |
|---|---|
| Koda in naziv | Enolična koda (npr. ANNUAL, SICK). |
| Dni na leto | Privzeto letno število dni. |
| Zahteva potrditev | Ali zahtevek te vrste potrebuje odobritev nadrejenega. |
| Prenos v novo leto | Ali se neizrabljeni dnevi prenašajo v naslednje leto. |
| Barva | Barva v koledarju. |
| Veljavnost | Globalna (vsa podjetja) ali veljavna za izbrano podjetje. |
Kvote dopustov¶
Samodejno generiranje
Sistem omogoča množično generiranje letnih kvot za vse aktivne zaposlene hkrati. Kvota vključuje osnovne dni, dodatke za delovno dobo in starost ter prenos neizrabljenega dopusta iz preteklega leta.
| Pregled kvote | Opis |
|---|---|
| Dodeljeno | Osnovni dopust + prenos iz preteklega leta. |
| Porabljeno | Dnevi oddanih in potrjenih odsotnosti v letu. |
| Preostalo | Razlika med dodeljenim in porabljenim. |
Letni prenos (rollover): ob prehodu v novo leto se pri vrstah z omogočenim prenosom prenesejo neizrabljeni dnevi. Prenos izvedete z ukazom php artisan op:hrmQuotaRollover (običajno ob zaključku leta).
Potek zahtevka¶
Vnos → Oddano → Potrjeno / Zavrnjeno
| Korak | Akter | Opis |
|---|---|---|
| Vnos | Zaposleni / HR | Vnos datuma, vrste in razloga odsotnosti. |
| Oddano | Sistem | Vrste brez zahtevane potrditve se potrdijo samodejno; ostale gredo v odobritev. |
| Potrjeno | Nadrejeni | Dnevi se odštejejo od kvote; zaposleni prejme e-poštno obvestilo. |
| Zavrnjeno | Nadrejeni | Možen vpis opombe vodje; zaposleni prejme e-poštno obvestilo. |
Sistem pri vnosu preveri:
- prekrivanje z obstoječimi odsotnostmi zaposlenega,
- zadostnost kvote (opozorilo ob presežku),
- delovne dni – vikendi in prazniki se ne štejejo v dneve odsotnosti.
Polovični dan
Za enodnevno odsotnost lahko označite polovični dan – od kvote se odšteje 0,5 dneva.
Priloge¶
Zahtevku lahko priložite dokumente (npr. zdravniško potrdilo) do 10 MB. Priloge se shranijo ob zapisu in so dostopne ob vsakem odpiranju zahtevka.
Prazniki in delovni koledar¶
- Sinhronizacija državnih praznikov: sistem samodejno pridobi in posodablja seznam slovenskih državnih praznikov (vključno s premaknjenimi datumi).
- Prazniki podjetja: dodate lahko lastne proste dneve (kolektivni dopust, dan podjetja …), veljavne za vsa podjetja ali le za izbrano.
- Mostovi: dan lahko označite kot dela prost ali delovni – dela prosti dnevi se upoštevajo pri izračunu dni odsotnosti.
Načrtovanje odsotnosti¶
Zavihek Načrtovanje ponuja vodstveni pregled:
| Pogled | Opis |
|---|---|
| Danes / jutri odsotni | Seznam odsotnih po oddelkih. |
| Opozorila o zasedenosti | Opozorilo, če bo oddelek v naslednjih 7 dneh ostal brez razpoložljivih zaposlenih. |
| Preostanek dopusta | Preostali dnevi po zaposlenih za tekoče leto. |
| Nizek preostanek | Opozorilo za zaposlene s ≤ 5 preostalimi dnevi dopusta. |
Klik na ime zaposlenega odpre njegov Karton zaposlenega.
Koledar odsotnosti¶
Na dnu strani Načrtovanje je koledar odsotnosti po oddelkih:
- mesečna mreža z imeni odsotnih po dnevih (barva = vrsta odsotnosti),
- rdeča oznaka dneva, ko število sočasnih odsotnosti doseže dovoljeno mejo,
- letni pregled – skupno število dni odsotnosti po mesecih.
Pri potrjevanju zahtevka sistem opozori, če novi dopust povzroči presežek meje sočasnih odsotnosti v oddelku (mejo nastavite v Nastavitvah).
Evidenca delovnega časa¶
Vnosi¶
Zapisi delovnega časa vključujejo:
| Polje | Opis |
|---|---|
| Datum in čas | Prihod / odhod (samodejni izračun minut). |
| Tip dela | Redno delo, nadure, nočno delo, vikend, praznik. |
| Lokacija | Delovišče (stroškovno mesto) – izbere se ob prijavi na terminalu ali v vnosu. |
| Odmor | Samodejni odbitek odmora po pravilu podjetja; lahko ga ročno popravite. |
| Status | Osnutek → Oddano → Zaklenjeno. |
| Čez polnoč | Oznaka za izmeno, ki sega čez polnoč. |
Seznam omogoča filtriranje po lokaciji in datumu ter strani (paginacija).
Samodejni odmor
Ob odjavi sistem po pravilu podjetja samodejno odšteje odmor (privzeto 30 min po 6 urah). Pravilo in mejo nastavite v zavihku Nastavitve.
Mesečno poročilo¶
- Prikaz ur po tipih dela za izbrani mesec in podjetje (skupaj, odmor, neto).
- Ure po lokacijah: seštevek ur po deloviščih za obračun stroškov po mestih.
- Excel izvoz za obračun plač (vključuje odmor, neto in razdelitev po lokacijah).
- Zaklepanje meseca: potrjen mesec se zaklene – zaklenjenih zapisov ni več mogoče urejati (priprava za obračun).
Preverjanje časa¶
Zavihek Preverjanje preveri delovni čas glede na poenostavljena pravila:
| Preverjanje | Meja |
|---|---|
| Delovni dan | nad 10 ur |
| Počitek med izmenama | pod 11 ur |
| Tedenske nadure | nad 8 ur |
| Delo v nedeljo / na praznik | informativno |
Informativni izračun
Preverjanje je informativne narave in temelji na poenostavljenih pravilih – ni nadomestilo za uradni obračun.
Opomnik ob pozabljeni odjavi¶
Če zaposleni ob koncu dneva ostane prijavljen, sistem ob 18:00 samodejno pošlje e-poštni opomnik za odjavo.
Nastavitve¶
Zavihek Nastavitve vsebuje pravila, ki veljajo globalno ali za izbrano podjetje:
| Nastavitev | Privzeta vrednost | Uporaba |
|---|---|---|
| Največ sočasnih odsotnosti na dan | 2 (na oddelek) | Opozorila ob potrjevanju in rdeče oznake v koledarju. |
| Odmor – po opravljenih minutah | 360 min | Meja, od katere se odšteje odmor. |
| Odmor – trajanje | 30 min | Samodejni odbitek ob odjavi. |
Če nastavitev za podjetje ni določena, se uporabi globalna nastavitev ali privzete vrednosti.
Zaposlovanje¶
Razpisi¶
| Status | Pomen |
|---|---|
| Osnutek | Razpis v pripravi. |
| Odprt | Aktiven razpis, sprejema prijave. |
| Zaprt | Zaprt ročno ali samodejno ob preteku datuma zaprtja. |
| Zapolnjeno / Preklicano | Zaključni statusi. |
Kandidati¶
Za vsakega kandidata shranite osebne in kontaktne podatke, življenjepis (CV) ter opombe. Sistem:
- preprečuje podvojene kandidate (isti e-naslov v istem podjetju),
- vodi GDPR privolitev (polje in oznaka v seznamu),
- samodejno briše stare kandidate brez aktivnih prijav (GDPR hramba).
Z gumbom Prijavi na razpis kandidata neposredno prijavite na izbrano delovno mesto.
Prijave in kanban tabla¶
Faze selekcije si ogledate na kanban tabli posameznega razpisa:
Prejeto → V pregledu → Intervju → Ponudba → Zavrnjeno
- Premikanje med fazami z vleci in spusti ali z gumbi.
- Dodajanje kandidata: nov kandidat se vnese neposredno v prijavi (polja za novega kandidata), nato se vrnete na tablo.
- Zapisi / komentarji ob prijavi (zgodovina komunikacije).
- Izid prijave: z gumbi Zaposli / Zavrni / Umik zaključite prijavo; kandidat prejme e-poštno obvestilo o izidu in spremembi faze.
Karton zaposlenega¶
Klik na ime zaposlenega (v odsotnostih, kvotah ali načrtovanju) odpre Karton zaposlenega, ki na enem mestu prikazuje:
- osnovne podatke (oddelek, kontakt, rojstni datum, starost, datum zaposlitve, delovna doba),
- stanje dopusta po vrstah za tekoče leto,
- odsotnosti v tekočem letu,
- povzetek delovnega časa za tekoči mesec,
- EHS stanje: zadnja usposabljanja (modul Usposabljanje) in zadnje medicinske preglede (modul Evidence).
E-poštna obvestila¶
Modul pošilja samodejna obvestila:
| Dogodek | Prejemnik |
|---|---|
| Oddan zahtevek za odsotnost | Nadrejeni (uporabniki s pravico upravljanja HRM) |
| Potrjen / zavrnjen zahtevek | Zaposleni |
| Sprememba faze prijave | Kandidat |
| Izid prijave (zaposlitev / zavrnitev / umik) | Kandidat |
| Pozabljena odjava | Zaposleni |
Pošiljanje ne vpliva na delovanje modula – če pošiljanje ni mogoče, se postopek vseeno izvede.