Sistemske nastavitve¶

Dostop: Sistem → Nastavitve

V tem razdelku upravljate osnovne podatke podjetja, aktivacijo modulov, nastavitve za pošiljanje e‑pošte, nadgradnjo sistema in digitalno podpisovanje dokumentov.

Podjetje (Company)¶

Osnovni podatki¶

Polje	Opis
Ime podjetja	Polno ime matične družbe
DDV številka	Identifikacijska številka za DDV
Matična številka	Registrska številka podjetja
Naslov	Naslov sedeža podjetja
Kraj	Mesto / poštna številka sedeža
Telefon	Stacionarna telefonska številka
Mobilni	Mobilna telefonska številka
E‑pošta	Javni kontaktni e-poštni naslov
Spletna stran	URL spletnega mesta podjetja
Odgovorna oseba	Ime in priimek odgovorne osebe

Logotip in podpis¶

Logotip – naloži se slikovna datoteka (PNG/JPG); prikaže se v poročilih in na prijavnem zaslonu aplikacije.
Podpis – slikovna datoteka podpisa odgovorne osebe; uporablja se pri digitalnem podpisovanju dokumentov (skupaj s certifikatom P12).

Poslovne enote (Business Units)¶

Tabela prikazuje vse poslovne enote matične družbe. Vsaka enota ima svoje ime, naslov in kontaktne podatke.

Opomba

Dodajanje in brisanje poslovnih enot je omejeno, kadar je sistem aktivno povezan z osrednjo licenčno storitvijo in obstaja lastniška stranka. Poslovne enote se navezujejo na obveščanje in poročila po enotah.

E-poštna konfiguracija (SMTP)¶

Dostop: Sistem → Nastavitve → zavihek Podjetje → razdelek Email Configuration

Sistem Optima Prevent omogoča pošiljanje sistemskih obvestil (npr. o poteku veljavnosti usposabljanj in opreme), vendar nima vgrajenega lastnega SMTP strežnika za pošiljanje e-pošte. Za uspešno pošiljanje obvestil mora uporabnik priskrbeti in nastaviti svoj lastni SMTP strežnik.

Opozorilo glede MS Office 365 in Gmail (Google Workspace)

Glavni ponudniki poslovne e-pošte (kot sta Microsoft Office 365 in Google Workspace / Gmail) zaradi strogih varnostnih politik (onemogočanje t.i. "Basic Authentication", obvezna dvostopenjska avtentikacija - 2FA) pogosto ne dovoljujejo neposrednega pošiljanja e-pošte preko preprostega SMTP protokola ali pa zahtevajo zapleteno nastavljanje posebnih aplikacijskih gesel. Uporaba teh ponudnikov za sistemsko pošiljanje ni priporočljiva.

Kako zagotoviti ustrezen SMTP strežnik?

Za zanesljivo delovanje priporočamo eno izmed naslednjih rešitev:

Uporaba SMTP strežnika vašega spletnega gostovanja Če ima vaše podjetje zakupljeno klasično spletno gostovanje (npr. cPanel pri ponudnikih kot so Neoserv, Domenca, Hostinger, Domovanje), lahko v njihovi nadzorni plošči ustvarite namenski e-poštni predal (npr. obvestila@vase-podjetje.si) in uporabite njihove SMTP podatke.
Namenske storitve za pošiljanje e-pošte (Transactional Email Services) Te storitve so narejene specifično za pošiljanje sistemskih sporočil iz aplikacij in zagotavljajo najvišjo stopnjo dostavljivosti (e-pošta ne konča v vsiljeni pošti/spamu).

Brezplačne možnosti (odlične za zagon in manjši obseg obvestil)

Brevo (prej Sendinblue): Brezplačen paket omogoča do 300 poslanih e-mailov na dan.
MailerSend: Brezplačen paket vključuje do 3.000 sporočil na mesec.
Mailtrap: Ponuja brezplačen paket primeren za testiranje in osnovno pošiljanje.

Plačljive možnosti (za podjetja z velikim obsegom sporočil)

Nastavitve za odhodno pošiljanje:

V vmesniku izpolnite naslednja polja glede na podatke vašega SMTP ponudnika:

Polje	Opis	Primer vrednosti
SMTP Mailer	Vrsta pošiljatelja	`smtp`
Mail Host	Naslov SMTP strežnika	`smtp-relay.brevo.com` ali `mail.vasadomena.si`
Mail Port	Vrata strežnika	`587` (TLS) ali `465` (SSL)
Mail Encryption	Vrsta šifriranja	`tls` ali `ssl`
Mail Username	Uporabniško ime za prijavo	`sistemska.obvestila@podjetje.si`
Mail Password	Geslo za SMTP račun	Vaše SMTP ali API geslo
Mail From Name	Prikazno ime pošiljatelja	`Optima Prevent Sistem`

Moduli¶

Pregled aktivnih modulov¶

Na zavihku Moduli je prikazan seznam vseh modulov, ki jih sistem podpira. Za vsak modul so prikazani:

Stolpec	Opis
Ime modula	Naziv in kratek opis funkcionalnosti
Status	Aktiven / Neaktiven (pogojeno z licenco)
Nastavitve	Gumb z ikono zobnika – prikaže se le za module s konfiguracijo

Stanje licence¶

V zgornjem delu zavihka so prikazani podatki o licenci:

Podatek	Opis
Trenutni paket / načrt	Naziv aktivnega licenčnega paketa
Datum poteka licence	Datum izteka (prazno = neomejena licenca)
Zadnja sinhronizacija	Datum in čas zadnje uspešne sinhronizacije z licenčnim strežnikom

Gumb Sinhroniziraj licenco ročno sproži preverjanje stanja licence pri osrednjega strežnika Optima Prevent. To je koristno po nakupu novega modula ali podaljšanju licence.

Konfiguracija modulov¶

Klik na gumb Nastavitve (ikona zobnika ⚙) pri posameznem aktivnem modulu odpre modalno okno z nastavitvami, specifičnimi za ta modul.

Primer – modul Ocene tveganj (Rass):

V nastavitvah modula Rass je mogoče konfigurirati dinamično formulo za izračun ocene tveganja. Skrbnik vnese matematično formulo, ki se aplicira na vrednosti parametrov tveganja (verjetnost, pogostost, resnost ipd.). Rezultat je numerična vrednost, ki se prikaže v poročilih ocene tveganja.

Nadgradnja sistema¶

Dostop: Sistem → Nastavitve → zavihek Nadgradnja

Na tem zaslonu spremljate različico sistema in izvajate posodobitve.

Prikaz različic¶

Element	Opis
Nameščena različica	Trenutna verzija, nameščena na strežniku (pridobljena iz baze)
Razpoložljiva različica	Najnovejša različica na centralnem strežniku Optima Prevent
Gumb Posodobi	Prikaže se, ko je na voljo novejša različica ALI ko superadmin želi znova namestiti trenutno verzijo
Gumb Revert to …	Prikaže se le superadminu, kadar je lokalna različica novejša od strežniške
Dnevnik sprememb	Na desni strani zaslona – seznam novosti in popravkov za vse objavljene različice

Postopek samodejne nadgradnje¶

Ko kliknete Posodobi, sistem samodejno izvede naslednje korake:

Prenos paketa z osrednjega strežnika Optima Prevent
Odstranitev zastarelih datotek, ki so bile opredeljene v paketu za nadgradnjo
Razširitev nove kode na strežnik
Izvedba odvisnosti in migracij – composer update ter Artisan ukazi (migrate, cache:clear, config:cache …)
Posodobitev različice v podatkovni bazi

Varnostno opozorilo

Pred vsako nadgradnjo naredite varnostno kopijo podatkovne baze in datotek. Nadgradnja je enosmerna – sistem po nadgradnji ne more samodejno povrniti prejšnje različice.

Možnost povrnitve (Revert to …) je dostopna le superadminu in se ne priporoča v produkcijskem okolju.

Digitalno podpisovanje dokumentov¶

Dostop: Nastavitve → Potrdila / Akreditacije

Sistem OP5 podpira samodejno digitalno podpisovanje vseh generiranih PDF dokumentov (zapisniki, poročila, potrdila) s pomočjo osebnega certifikata v formatu P12.

Postopek nastavitve¶

Odprite Nastavitve → Potrdila / Akreditacije
Kliknite Dodaj nov zapis
V polju Tip izberite digitalni podpis
Naložite datoteko P12 (osebni certifikat)
Vnesite geslo certifikata
Shranite zapis

Po uspešni shranitvi bo sistem ob vsakem generiranju PDF dokumenta le-tega samodejno digitalno podpisal.

Prepoznavanje podpisanih dokumentov¶

Digitalno podpisani dokumenti so prepoznavni po:

Vrstici "DIGITALLY SIGNED" v dokumentu
Podatkih o podpisniku (ime, datum in čas podpisa, podatki certifikata)

Dostop za stranke

Podpisani dokumenti so uporabnikom strank vidni po prijavi v modulu Izdani dokumenti, kjer si jih lahko prenesejo in preverijo veljavnost digitalnega podpisa.

Številčenje dokumentov¶

Dostop: Sistem → Številčenje

Modul za samodejno številčenje omogoča definiranje pravil oštevilčevanja za vsako vrsto dokumenta posebej. To je referenčno mesto za nastavitev števcev, ki jih pred prvo produkcijsko uporabo samo preverite še v okviru začetne nastavitve.

Parametri oštevilčevanja¶

Parameter	Opis
Leto	Vključi letnico v številko dokumenta (npr. `2024`)
Stranka	Vključi kratico ali šifro stranke
Tip dokumenta	Vključi oznako tipa dokumenta
Zaporedna številka	Samodejno naraščajoče zaporedje znotraj parametrov

Dokumenti s samodejnim številčenjem¶

Zapisniki usposabljanj
Potrdila o usposabljanju
Zapisniki pregledov delovne opreme
Certifikati delovne opreme
Ocene tveganja
Meritve