Dokumentni tok in potrjevanje¶

Dokumentni tok (Document Flow) omogoča večnivojsko potrjevanje zapisnikov znotraj modulov (npr. Delovna oprema, Požarna varnost). Pregledi, ki jih vnese tajništvo na podlagi terenskih zapisov, gredo skozi enega ali več potrjevalcev, preden so dokončno potrjeni in pripravljeni za izdajo poročil ali ERP ponudb.

Kako deluje¶

Tajništvo vnese podatke pregleda in shrani zapisnik kot osnutek.
S klikom na Pošlji v potrditev se zapisnik pošlje vsem določenim potrjevalcem hkrati (vzporedno potrjevanje).
Vsak potrjevalec pregleda podatke in zapisnik potrdi ali zavrne s komentarjem.
Ko vsi potrjevalci potrdijo, zapisnik preide v stanje Potrjeno. Če kdorkoli zavrne, gre zapisnik nazaj v popravo.
Potrjeni zapisniki so na voljo za nadaljnjo obdelavo (npr. izdaja ponudb v ERP modulu).

Nastavitev dokumentnega toka¶

Dokumentni tok se nastavi za vsako podjetje posebej, po modulih.

Dostop: Seznam zapisnikov (npr. Delovna oprema → Pregledi) → ikona zobnika ⚙️ v desnem kotu

Obrazec za nastavitev¶

Polje	Obvezno	Opis
Naziv	✅	Ime predloge (npr. Standardni 2‑nivojski).
Podjetje	✅	Za katero podjetje velja ta konfiguracija.
Potrjevalci	✅	Seznam vlog, ki morajo potrditi zapisnik.

Vsak potrjevalec ima: - Vloga — izbira iz seznama vlog (npr. inspector, director). Uporabnik lahko ima dodeljenih več vlog. - Naziv — prikazano ime na kartici potrjevanja (npr. Strokovni pregled, Končna potrditev).

Tabela konfiguracij¶

V tabeli so prikazane vse shranjene predloge za izbrano podjetje. Vsako predlogo lahko:

Dejanje	Opis
Aktiviraj / deaktiviraj	Stikalo za vklop ali izklop predloge.
Uredi	Svinčnik — odpre obrazec s podatki predloge.
Izbriši	Koš — izbriše predlogo (zahteva potrditev).

Uporaba — potrjevanje zapisnika¶

Pladenj za potrjevanje se prikaže na desni strani obrazca zapisnika (npr. pri urejanju pregleda delovne opreme).

Stanja zapisnika¶

Stanje	Barva	Pomen
Osnutek	Siva	Zapisnik je shranjen, vendar še ni poslan v potrditev.
V potrjevanju	Oranžna	Zapisnik čaka na potrditve vseh določenih potrjevalcev.
Potrjeno	Zelena	Vsi potrjevalci so zapisnik potrdili.
Zavrnjeno	Rdeča	Eden od potrjevalcev je zapisnik zavrnil — potrebna je poprava.

Dejanja na pladnju¶

Osnutek: - Gumb Pošlji v potrditev — sproži postopek. Zapisnik preide v stanje V potrjevanju.

V potrjevanju: - Vsak potrjevalec, ki ima ustrezno vlogo, vidi svojo kartico z gumboma Potrdi in Zavrni. - Potrdi — prikaže potrditveno okno. Po potrditvi se zabeleži uporabnik, datum in ura. - Zavrni — odpre polje za obvezen komentar. Po zavrnitvi gre zapisnik v stanje Zavrnjeno. - Če uporabnik nima nobene zahtevane vloge, se prikaže obvestilo "Nimate ustreznih pravic za potrjevanje".

Potrjeno: - Prikazan je seznam vseh, ki so potrdili, z datumi.

Zavrnjeno: - Prikazan je razlog zavrnitve in gumb Pošlji ponovno, ki ponovno sproži postopek.

Pogosta vprašanja¶

Kdo lahko nastavi dokumentni tok?¶

Uporabniki z vlogo admin ali superadmin.

Ali lahko uporabnik potrdi kot več vlog?¶

Da. Če ima uporabnik dodeljenih več vlog (npr. inspector in director), lahko potrdi kartice za vsako vlogo posebej.

Kaj se zgodi, če spremenim podjetje v obrazcu?¶

Seznam konfiguracij se osveži — prikažejo se predloge za izbrano podjetje. Obrazec za nov vnos se ponastavi.

Ali dokumentni tok deluje tudi za druge module?¶

Da. Pladenj za potrjevanje je pripravljen za vse module, ki imajo stolpec approval_status (Delovna oprema, Požarna varnost, Usposabljanje, …). Nastavitev toka se izvede ločeno za vsak modul.

Tehnične opombe¶

Potrjevanje je vzporedno — vsi potrjevalci dobijo zapisnik hkrati, ne čakajo drug na drugega.
Vsaka zavrnitev zahteva obvezen komentar.
Potrjeni zapisniki so samodejno na voljo v ERP modulu za kreiranje ponudb.
Konfiguracija se hrani v tabeli document_flow_configs, posamezne potrditve pa v document_approvals.