Zaposleni¶
Pregled modula¶
Modul Zaposleni je namenjen upravljanju evidenc delavcev vaših strank. Zagotavlja centralno mesto za vodenje osebnih podatkov zaposlenih, njihovih delovnih mest in organizacijske umestitve.
Modul je tesno povezan z ostalimi moduli sistema OP5:
| Modul | Povezava |
|---|---|
| Usposabljanja | Zaposleni so udeleženci usposabljanj; generirajo se zapisniki in potrdila |
| OVO (Osebna varovalna oprema) | Evidenca izdane opreme posameznemu delavcu |
| Delovna oprema | Zadolževanje zaposlenih z delovno opremo (orodje, stroji, službena vozila) |
| Zdravniški pregledi | Sledenje veljavnosti zdravniških spričeval |
| Delovne nezgode | Zaposleni nastopajo kot ponesrečenci ali priče |
| Ocene tveganja | Tipična delovna mesta zaposlenih so osnova za OT |
Dostop: Glavni meni → Zaposleni
Seznam zaposlenih¶
Ko je v zgornjem meniju izbrana aktivna stranka, seznam prikazuje samo zaposlene te stranke. Brez izbire aktivne stranke so prikazani zaposleni vseh strank.
Elementi seznama¶
- Tabela zaposlenih — priimek, ime, delovno mesto, poslovna enota, status (aktiven/neaktiven)
- Desni panel — gumbi za akcije in možnosti filtriranja
Možnosti filtriranja¶
| Filter | Opis |
|---|---|
| Aktivni / neaktivni | Prikaz samo aktivnih, samo neaktivnih ali vseh zaposlenih |
| Poslovna enota | Filtrirajte zaposlene po določeni lokaciji stranke |
| Delovno mesto | Prikaz po vrsti delovnega mesta |
| Iskanje po imenu | Hitro iskanje po priimku ali imenu |
Dodajanje zaposlenega¶
Dostop: Zaposleni → gumb »Dodaj novega« ali »+«
Polja obrazca¶
| Polje | Tip | Obvezno | Opis |
|---|---|---|---|
| Ime | Besedilo | Da | Osebno ime |
| Priimek | Besedilo | Da | Priimek |
| Datum rojstva | Datum | Ne | Rojstni datum (za izračun starosti in dokumentacijo) |
| Spol | Izbor | Ne | Moški / Ženski |
| Naslov | Besedilo | Ne | Stalno bivališče |
| E-pošta | Besedilo | Ne | Elektronski naslov (za obvestila) |
| Telefon | Besedilo | Ne | Kontaktna telefonska številka |
| Delovno mesto | Izbor | Da | Tipično delovno mesto (TDM) — osnova za ocene tveganja |
| Poslovna enota | Izbor | Da | Lokacija oz. enota, kjer je zaposleni razporejen |
| Aktiven | Da/Ne | — | Status zaposlenega; privzeto: Da |
Delovno mesto (TDM)¶
Polje Delovno mesto poveže zaposlenega s tipičnim delovnim mestom (TDM). TDM je standardiziran profil delovnega mesta, ki določa:
- tveganja in nevarnosti,
- zahtevana usposabljanja,
- predpisane zdravniške preglede,
- potrebno osebno varovalno opremo.
Pomembno
Pravilna dodelitev delovnega mesta je ključna za avtomatsko predlaganje usposabljanj in zdravniških pregledov pri posameznemu zaposlenemu.
Preverjanje podvojenih zapisov¶
Sistem OP5 samodejno preverja podvojene zapise na podlagi kombinacije ime + priimek + datum rojstva. Pred dokončnim shranjevanjem preverite opozorilo o morebitnem duplikatu.
Duplikati
Kljub avtomatskemu preverjanju pred vnosom sami preverite, ali zaposleni že obstaja v sistemu — zlasti pri strankah z večjim številom zaposlenih ali pri ponovnem uvajanju.
Upravljanje zaposlenih¶
Urejanje zapisa¶
- Kliknite na ime zaposlenega v seznamu ali na ikono za urejanje (svinčnik).
- Odpre se obrazec z vsemi polji — spremenite željene podatke in shranite.
Zadolževanje opreme (Delovna oprema)¶
Zaposlenemu lahko dodelite v uporabo delovno opremo (npr. orodje, merilnike, službeno vozilo). Več zaposlenih lahko souporablja isto opremo, hkrati pa lahko določite, kdo izmed njih je odgovorna oseba za to opremo.
Postopek zadolžitve: 1. V seznamu kliknite na ime zaposlenega, da odprete Kartoteko zaposlenega (Ogled). 2. Izberite zavihek Zadolžena oprema. 3. Kliknite gumb »+ Zadolži«. 4. Odpre se iskalno okno, kjer lahko poiščete opremo (po nazivu, serijski ali inventarni številki). Prikazana je le oprema podjetja, v katerem je delavec zaposlen. 5. Izpolnite polja (označite ali je zaposleni odgovoren, vpišite datum zadolžitve in morebitno opombo). 6. Shranite.
Opomba: Ko zaposleni vrne opremo, v urejanju zadolžitve vnesite »Datum vračila«. S tem se ohrani sledljivost, oprema pa ni več aktivno na delavcu.
Deaktivacija zaposlenega¶
Zaposlenih z obstoječo zgodovino ni mogoče izbrisati (če imajo na primer opravljene preglede, usposabljanja ali zadolženo opremo) — evidenca preteklih usposabljanj in dokumentov mora ostati nespremenjena.
Namesto brisanja zaposlene deaktivirajte:
- Odprite zapis zaposlenega.
- Odznačite polje Aktiven.
- Shranite.
Deaktiviran zaposleni:
- se ne prikazuje v operativnih pregledih in izbirah,
- ohrani vse zgodovinske zapise,
- ga je mogoče kadar koli ponovno aktivirati.
PDF poročilo zaposlenega¶
Za vsakega zaposlenega je možno generirati PDF poročilo z zgodovino — pregled vseh povezanih evidenc:
- opravljenih usposabljanj in veljavnih potrdil,
- zdravniških pregledov,
- zadolžene delovne opreme in OVO,
- delovnih nezgod (kot ponesrečenec ali priča).
Dostop: Kliknite na zaposlenega → gumb »PDF poročilo« ali ikona za tiskanje.
Povezava z IT računom¶
Sistem OP5 omogoča hitro povezavo evidence zaposlenega z IT uporabniškim računom za dostop do aplikacije.
Postopek¶
- Odprite zapis zaposlenega (zavihek Dodatno).
- Obkljukajte gumb »Ustvari uporabniški račun (Login)«.
- Sistem samodejno ustvari račun, kjer kot prijavno ime nastavi e-pošto zaposlenega.
Prednosti povezave¶
- Avtomatska sinhronizacija podatkov — spremembe v evidenci zaposlenega se odrazijo na uporabniškem računu.
- Dostop do HRM orodij — omogoča zaposlenemu prijavo v portale za:
- evidenco prisotnosti in delovnega časa,
- vlogo za dopust in odsotnosti,
- vpogled v lastna potrdila in dokumente.
Podrobnosti
Za nastavitev pravic in vlog IT računov glejte razdelek Uporabniki v sistemski dokumentaciji.
Uvoz zaposlenih iz Excel datoteke¶
Za masovni vnos zaposlenih (npr. pri novi stranki) uporabite uvoz iz Excel datoteke.
Predloga: tplImportCustemployee.xlsx — dostopna na vnosni maski Zaposleni.
Postopek uvoza¶
- Prenesite predlogo tplImportCustemployee.xlsx,
. Odprite v LibreOffice Calc (priporočeno),
- Vnesite ali prilepite podatke pod naslovno vrstico,
- Preverite, da naslovna vrstica ostane nespremenjena,
- Shranite datoteko v formatu UTF-8,
- V OP5 izberite aktivno stranko (zgornji meni),
- Pojdite na Zaposleni → ikona za uvoz (ob gumbu Dodaj),
- Naložite datoteko in potrdite uvoz,
- Preglejte rezultat (uspešno / neuspešno uvožene vrstice)
UTF-8 kodiranje
Datoteko vedno shranite s kodiranjem UTF-8, da zagotovite pravilen prikaz šumnikov (č, š, ž). V LibreOffice izberite: Datoteka → Shrani kot → Format: CSV (UTF-8) ali ustrezni Excel format.
Testni uvoz
Pred uvozom celotnega seznama najprej uvozite 3–5 testnih vrstic in preverite rezultat. Tako hitro odkrijete morebitne napake v strukturi datoteke.
Aktivna stranka
Pred uvozom preverite, da je v zgornjem meniju izbrana pravilna aktivna stranka. Uvoženi zaposleni bodo dodeljeni izbrani stranki in izbrani poslovni enoti.