Začetna nastavitev in vnos podatkov¶
Pregled¶
Ta razdelek zajema korake začetne konfiguracije aplikacije Optima Prevent (OP5). Pred začetkom operativnega dela je priporočljivo izvesti nastavitve, opisane na tej strani — migracija obstoječih podatkov, nastavitev avtomatičnega številčenja dokumentov, uvoz podatkov iz Excel datotek ter konfiguracija tekstov in polj po meri.
Migracija podatkov¶
Migracija omogoča uvoz zgodovinskih podatkov iz drugih programov ali Excel datotek v sistem OP5. Ker se ob migraciji kreirajo bazni podatki in povezane operacije, je postopek zahteven in ga je treba izvesti skrbno.
Koordinacija z razvijalcem
Migracijo podatkov vedno izvedite v koordinaciji z razvijalcem Optima Prevent. Napačen uvoz lahko povzroči podvojene ali nepovezane zapise, ki jih je naknadno težko popraviti.
Dostop: Sistem → Nastavitve
Tipični scenariji migracije:
- Prenos obstoječih evidenc zaposlenih iz Excel preglednic
- Uvoz delovne opreme s pregledi in certifikati
- Prenos zapisnikov o usposabljanju iz starejšega sistema
- Uvoz ocen tveganja in meritev EKO/VZD
Avtomatično številčenje dokumentov¶
Vsi izdani dokumenti so v sistemu OP5 avtomatično oštevilčeni s številskimi števci. Pravila številčenja so prilagodljiva in sledijo pravilom matične družbe.
Dostop: Sistem → Številčenje
Dokumenti, ki se številčijo¶
| Vrsta dokumenta | Opis |
|---|---|
| Zapisniki o usposabljanju | Potrditev izvedenega usposabljanja |
| Potrdila o usposabljanju | Individualno potrdilo udeleženca |
| Zapisniki o pregledih delovne opreme | Evidenca pregledov posameznih naprav |
| Potrdila za delovno opremo | Certifikati za napravo |
| Ocene tveganja | Dokumenti OT s podpisno stranjo |
| EKO/VZD meritve | Rezultati meritev delovnega okolja |
Parametri številčenja¶
Vsak števec je definiran z naslednjimi parametri:
- Leto — tekoče leto (se samodejno ponastavi)
- Stranka — opcijsko, za ločeno številčenje po strankah
- Tip dokumenta — kategorizacija znotraj iste evidence
Prilagoditev
Nastavitve številčenja prilagodite pred prvim izdanim dokumentom. Naknadno popravljanje zaporednih številk zahteva poseg v bazo.
Uvoz Excel datotek¶
Sistem OP5 podpira uvoz podatkov iz Excel datotek na naslednjih seznamih:
- Stranke
- Delovna oprema
- Zaposleni
- Vprašalniki
- Osebna varovalna oprema (OVO)
- Požarna varnost (VPP)
Pravila za uvoz¶
Upoštevajte naslednja pravila za uspešen uvoz
- Uporabite predloge — na vnosnih maskah so na voljo predloge v obliki
tplImportXXX.xlsx. Prenesite ustrezno predlogo pred začetkom. - Prva vrstica mora biti enaka predlogi — imena polj v prvi vrstici morajo natančno ustrezati predlogi (ne preimenovati, ne dodajati stolpcev).
- Shranite v UTF-8 — da so šumniki (č, š, ž) pravilno prikazani, datoteko shranite kot CSV UTF-8 ali Excel z ustreznim kodiranjem.
- Izogibajte se dodatnemu oblikovanju — barvanje celic, spojene celice in komentarji lahko povzročijo napake pri uvozu.
Priporočeni postopek uvoza¶
1. Prenesite predlogo (tplImportXXX.xlsx) z vnosne maske
2. Odprite predlogo v LibreOffice Calc
3. Vnesite ali prilepite podatke pod naslovno vrstico
4. Shranite datoteko v ustreznem formatu (UTF-8)
5. Na vnosni maski izberite uvoz in naložite datoteko
6. Preverite rezultat (sistem prikaže uspešne / neuspešne vrstice)
Testni uvoz
Uvoz najprej preizkusite z manjšim naborom podatkov (npr. 3–5 vrstic), preden uvozite celotno datoteko. Tako hitreje odkrijete morebitne napake v strukturi.
Uvoz v poslovno enoto
Za uvoz podatkov v določeno poslovno enoto stranke najprej izberite aktivno stranko v zgornjem meniju aplikacije. Brez izbire aktivne stranke bo uvoz morda dodeljen napačni stranki.
Teksti po meri¶
Teksti po meri so ponavljajoča se besedilna vsebina, ki jo enkrat definirate v sistemu in jo nato prek spremenljivk samodejno dodelite na poljubna polja v vmesnikih.
Dostop: Seznami → Teksti po meri
Primer uporabe¶
Spremenljivka txtDevRes se dodeli polju »Ugotovitev« pri pregledu delovne opreme. Kadar izpolnjujete nov pregled, se to besedilo avtomatično predpopolni v polje — ni ga treba vsakič znova vnašati.
Nastavitev tekstov po meri¶
| Polje | Opis |
|---|---|
| Naziv | Opisno ime teksta (za lastno orientacijo) |
| Spremenljivka | Koda, ki jo sistem poveže s poljem (npr. txtDevRes) |
| Vsebina | Dejanski besedilni tekst |
| Polja za prikaz | Izbirna polja za različne ekrane / module |
| Zadana vrednost | Če označeno, se tekst avtomatično doda v polje ob vsakem odprtju obrazca |
Razdelek »Polja za prikaz«
V tem razdelku izberete, na katerih ekranih oz. obrazcih bo tekst na voljo. Isti tekst je lahko dodeljen več poljem hkrati.
Polja po meri (EAV)¶
Modul Polja po meri (EAV — Entity-Attribute-Value) omogoča dodajanje lastnih atributov objektom in operacijam v sistemu — na primer dodatna polja za delovno opremo, zaposlene ali stranke.
Dostop: Seznami → Polja po meri
Značilnosti¶
- Polja po meri so vidna v celotnem sistemu: pri uvozu, izvozu, prikazu na ekranih in v dokumentnih predlogah.
- Sistem ob dodelitvi atributa samodejno generira kodo polja.
- Polja so vezana na določen objekt (npr. oprema, zaposleni) ali operacijo (npr. pregled, usposabljanje).
Uporaba v dokumentnih predlogah¶
Za prikaz vrednosti polja po meri v Word/PDF predlogah uporabite kodo s prefiksom pozicije:
| Kontekst | Sintaksa | Primer |
|---|---|---|
| Seznam (list) | ${lst<code>} |
${lstCustomField1} |
| Posamezni zapis (detail) | ${dev<code>} |
${devCustomField1} |
Generirana koda
Kodo polja poiščite v nastavitvah polja po meri — sistem jo prikaže po shranjevanju atributa. Kodo kopirajte in jo vstavite v predlogo natančno tako, kot je prikazana.