Uporabniki¶

Sistem loči med sistemskimi uporabniki (zaposleni matične družbe) in uporabniki strank (zunanje stranke, ki jim omogočite dostop do lastnih podatkov). Oba tipa sta popolnoma neodvisna in imata ločene prijavne strani ter nabore pravic.

Sistemski uporabniki¶

Dostop: Sistem → Nastavitve → Uporabniki

Sistemski uporabniki se delijo v vnaprej določene skupine, poleg tega pa lahko ustvarite lastne skupino z natančno določenimi pravicami. Vsaka skupina (vloga) določa, do katerih modulov in funkcij ima uporabnik dostop.

Pregled skupin in njihovih pravic¶

Skupina	Pravice
Uporabnik	Dostop do lastnih in skupinskih podatkov. Nima pravic nad sistemskimi nastavitvami.
Operater	Vpogled v vse podatke; možnost dela v imenu drugih uporabnikov. Nima pravic nad sistemskimi nastavitvami.
Administrator	Polne pravice pregleda in urejanja vseh podatkov ter sistemskih nastavitev.
Superadmin	Vse pravice administratorja, poleg tega možnost nadgradnje sistema in povratka na starejše različice.

Privzete skupine

Privzetih skupin (uporabnik, operater, administrator, superadmin) ni mogoče izbrisati, lahko pa jim kadar koli spremenite dodeljena dovoljenja.

Urejanje skupin (vlog)¶

V glavnem seznamu uporabnikov kliknite gumb Uredi skupine (ikona ključavnice).
Za vsako skupino določite:
Ime skupine,
Dovoljenja – izberite s seznama razpoložljivih dovoljenj.
Shranite spremembe.

Ustvarjanje lastnih skupin

Za specifične potrebe (npr. skupina »Varnostni inženir« z dostopom samo do ocen tveganj) ustvarite novo skupino in ji dodelite natančno ta dovoljenja, ki jih potrebujete.

Dodajanje in urejanje uporabnika¶

Nov uporabnik se doda s klikom na gumb Dodaj (+) v seznamu sistemskih uporabnikov. Obrazec za urejanje vsebuje naslednja polja:

Polje	Obvezno	Opis
E-pošta	✅	Uporabniško ime za prijavo. Mora biti edinstveno. Po prvi shranitvi ga ni mogoče spremeniti.
Geslo	✅ (novi)	Za novega uporabnika obvezno. Pri obstoječem pustite prazno, da geslo ostane nespremenjeno.
Potrditev gesla	✅ (novi)	Ponovni vpis gesla za preverjanje.
Skupina (vloga)	✅	Določa pravice uporabnika v sistemu.
Ime in priimek	—	Polno ime, ki se prikazuje v sistemu in poročilih.
Strokovni naziv	—	Neobvezno (npr. mag., inž., dr.). Prikazuje se v podpisu poročil.
Aktivno	—	Če potrditveno polje ni označeno, se uporabnik ne more prijaviti.
Povezava z zaposlenim (HRM)	—	Poveže račun s HR profilom zaposlenega. Glej razdelek HRM integracija.
Podpis	—	Naložite sliko podpisa (prikazuje se v izpisanih poročilih).
Zadana stranka	—	Stranka, ki se ob prijavi samodejno nastavi kot aktivna.
Poslovna enota	—	Poslovna enota matične družbe, ki ji uporabnik pripada.
Dodeljene stranke	🔒 samo za ogled	Seznam strank, dodeljenih temu uporabniku kot skrbniku (ne urejate tukaj).

E-pošta kot uporabniško ime

E-poštni naslov je hkrati uporabniško ime za prijavo. Po prvi shranitvi ga ni mogoče spremeniti – v primeru napake morate ustvariti novega uporabnika.

Brisanje sistemskega uporabnika¶

Sistem pred brisanjem avtomatično preveri, ali je uporabnik povezan s katerim koli zapisom (pregledi, usposabljanja, naročila, ocene tveganj ipd.).

Zapisi obstajajo → brisanje ni dovoljeno. Uporabnika lahko le deaktivirate (odznačite polje Aktivno).
Ni povezanih zapisov → sistem izbriše uporabnika in vse njegove povezave: dodeljene vloge, dodeljene stranke in shranjene podpise.

Deaktivacija namesto brisanja

V večini primerov priporočamo deaktivacijo namesto brisanja. Deaktiviran uporabnik ostane v zgodovini zapisov, kar je pomembno za revizijsko sled.

Povezava uporabnikov z zaposlenimi (HRM integracija)¶

Sistem omogoča samodejno povezavo uporabniškega računa s profilom zaposlenega v modulu HR. Povezava prinaša naslednje prednosti:

Enotno upravljanje podatkov (ime, priimek, e-pošta, aktivnost).
Sinhronizacija sprememb iz uporabniškega računa v HR profil.
Dostop do HR funkcij (evidentiranje prisotnosti, dopusti) za ta račun.

Obstajata dva načina vzpostavitve povezave:

Način 1 – Povezava z obstoječim zaposlenim¶

Pri urejanju uporabnika izberite zaposlenega iz spustnega seznama v razdelku Povezava z zaposlenim v HR.

Kateri zaposleni se prikažejo?

Prikazujejo se samo zaposleni lastniške stranke (matične družbe), ki še niso bili povezani z nobenim uporabniškim računom.

Po shranitvi se zgodi naslednje:

Zaposlenemu se nastavi vrednost user_id.
Vsa nadaljnja posodabljanja uporabnika (ime, e-pošta, aktivnost) se samodejno prenesejo na HR profil.

Način 2 – Samodejno ustvarjanje HR profila¶

Če pri shranjevanju novega uporabnika ne izberete obstoječega zaposlenega, sistem samodejno ustvari osnovni HR profil:

Polje HR profila	Vrednost
Ime	Razčlenjeno iz polnega imena uporabnika
Priimek	Razčlenjeno iz polnega imena uporabnika
E-pošta	Prenesena iz uporabniškega računa
Lokacija	Dodeljena glavni lokaciji (sedežu) lastniške stranke

Preverjanje povezave

Ko je uporabnik že povezan z zaposlenim, je polje za izbiro zaklenjeno. Vse nadaljnje spremembe (ime, e-pošta, aktivnost) se samodejno prenesejo v HR profil.

Uporabniki strank¶

Strankam lahko zagotovite varen, omejen dostop do njihovih lastnih podatkov. Uporabniki strank so popolnoma ločeni od sistemskih uporabnikov in nimajo dostopa do podatkov drugih strank.

Ustvarjanje uporabnika stranke¶

Dostop: Stranke → [izberite stranko] → Uporabniki

Kliknite Dodaj (+) in izpolnite obrazec:

Polje	Opis
E-pošta	Uporabniško ime za prijavo.
Geslo	Začetno geslo (uporabnik ga lahko pozneje sam spremeni).
Ime in priimek	Polno ime kontaktne osebe stranke.
Modulne pravice	Za vsak modul posebej izberite raven dostopa (glej spodnjo tabelo).

Modulne pravice¶

Za vsak modul izberite eno od dveh ravni dostopa:

Raven	Opis
Pregled	Uporabnik lahko samo pregleduje podatke (samo za branje).
Pregled in urejanje	Uporabnik lahko dodaja, ureja in briše zapise v modulu.

Razpoložljivi moduli:

Delovna oprema
Zaposleni
OVO (osebna varovalna oprema)
Zdravniški pregledi
Delovne nezgode
Naročila
Požarna varnost

Prijava uporabnika stranke¶

Prijavna stran za stranke je ločena od glavne prijavne strani sistemskih uporabnikov:

https://[naslov_vaše_instalacije]/mod-cust
Primer: https://demo.optima-prevent.eu/mod-cust

Uporabniško ime: e-poštni naslov
Geslo: nastavljeno ob ustvarjanju računa

Dostop po prijavi¶

Po uspešni prijavi se prikaže prilagojena nadzorna plošča s hitrimi povezavami. Razpoložljivi elementi menija so odvisni od dodeljenih pravic:

Meni	Vsebina
Dokumenti	Izdani dokumenti in poročila, povezana s stranko.
Periodika	Koledarski pregled veljavnosti (usposabljanja, pregledi, meritve).
Zaposleni	Seznam zaposlenih stranke.
Delovna mesta	Tipična delovna mesta (če so konfigurirana).
Delovna oprema	Seznam opreme in pregledi.
Zdravniški pregledi	Evidence zdravstvenih pregledov.

Prilagoditev izgleda

Prijavno stran in celoten videz portala za stranke je mogoče prilagoditi z lastnim CSS in logotipom stranke.

Dovoljenja (Permissions)¶

Sistem uporablja podroben sistem dovoljenj, ki se dodeljujejo prek skupin (vlog). Dovoljenja določajo, kateri moduli in funkcije so dostopni posameznemu uporabniku.

Predefinirana dovoljenja modulov¶

Dovoljenje	Opis
`view_educourse`	Ogled usposabljanj in tečajev
`view_measure`	Ogled meritev
`view_custemployee`	Ogled zaposlenih strank
`view_mdeviceobj`	Ogled delovne opreme
`view_vpp`	Ogled požarne varnosti
`view_rass`	Ogled ocen tveganj
`view_rassl`	Ogled ocen tveganj TDM
`view_sdev`	Ogled tehnične varnosti (naprave)

Kombiniranje dovoljenj

Administrator lahko v nastavitvah skupin poljubno kombinira dovoljenja ali doda nova, če jih sistem podpira. S tem je mogoče natančno prilagoditi dostop za vsako vlogo v organizaciji.

Brisanje uporabnika¶

Pogoj	Dejanje
Uporabnik je povezan z zapisi (pregledi, usposabljanja, naročila …)	Brisanje ni dovoljeno. Uporabnika deaktivirajte.
Uporabnik ni povezan z nobenim zapisom	Sistem izbriše uporabnika in vse povezave: vloge, dodeljene stranke, shranjene podpise.

Kdaj izbrisati, kdaj deaktivirati?

Priporočamo deaktivacijo v vsakem primeru, ko uporabnik ne bo več aktivno delal v sistemu, a so njegovi zapisi (poročila, pregledi) del revizijske sledi. Pravo brisanje je namenjeno samo za testne ali napačno ustvarjene račune brez kakršnih koli zapisov.