Sistem obveščanja¶

Pregled¶

Sistem obveščanja v aplikaciji OP5 zagotavlja celovito komunikacijo med vsemi udeleženci – skrbniki sistema, izvajalci in uporabniki strank. Obveščanje poteka po dveh kanalih:

Kanal	Opis
Interna sporočila	Sporočila v realnem času znotraj sistema med vsemi registriranimi uporabniki
Sistemska obvestila	Avtomatska opozorila za roke, naloge in odobritve
E-poštna obvestila	Obvestila, poslana prek konfiguriranega SMTP strežnika na zunanji e-poštni naslov

Sistem pomaga pri usklajevanju dela in zagotavlja, da so vse stranke pravočasno obveščene o pomembnih spremembah, rokih in obveznostih.

Interna sporočila¶

Interna sporočila omogočajo neposredno komunikacijo v realnem času med vsemi registriranimi uporabniki sistema – tako internimi (zaposleni pri izvajalcu) kot zunanjimi (uporabniki strank).

Dostop¶

Kliknite ikono kuverte (✉) v zgornji navigacijski vrstici. Ob neprebrani pošti je prikazana rdeča značka s številom neprebranih sporočil.

Funkcionalnosti¶

Neposredno sporočanje med katerima koli dvema uporabnikoma sistema
Transparentno obveščanje strank – skrbniki strank prejmejo obvestila ob pomembnih spremembah podatkov (npr. oddaja novega poročila, posodobitev ocene tveganja)
Podpora za uporabnike stranke – dostop do sporočil imajo tudi kontaktne osebe na strani naročnika

Nasvet

Interna sporočila so primerna za hitra vprašanja in usklajevanje. Za formalno dokumentacijo in sledenje nalogam uporabite modul CRM.

Sistemska obvestila¶

Sistemska obvestila so avtomatsko generirana sporočila, ki vas opozorijo na dogajanje v sistemu brez ročnega posredovanja.

Dostop¶

Kliknite ikono zvonca (🔔) v zgornji navigacijski vrstici. Ob novih obvestilih je prikazana značka s številom neprebranih vnosov.

Vrste sistemskih obvestil¶

Vrsta obvestila	Opis	Modul
Potekajoče veljavnosti	Opozorilo pred iztekom usposabljanj, pregledov, zdravniških spričeval ipd.	Vsi moduli
Dodelitev naloge	Obvestilo, ko vam je v CRM sistemu dodeljena nova naloga	CRM
Odobritev dopusta	Obvestilo o odobritvi ali zavrnitvi vloge za dopust	HRM
Zavrnitev dopusta	Obvestilo o zavrnitvi vloge za dopust s komentarjem	HRM

Navigacija iz obvestil¶

Info

Klik na posamezno obvestilo vas neposredno preusmeri na zadevni zapis v sistemu (npr. na usposabljanje z iztekajočo se veljavnostjo ali na nalogo v CRM-u). Ni potrebno ročno iskati zapisa.

E-poštna obvestila¶

E-poštna obvestila omogočajo pošiljanje avtomatskih obvestil na zunanje e-poštne naslove. Vsa odhodna e-pošta je šifrirana prek konfiguriranega SMTP strežnika.

Konfiguracija SMTP strežnika¶

Dostop: Sistem → Nastavitve → zavihek Podjetje → razdelek E-poštna konfiguracija

Pred aktivacijo e-poštnega obveščanja je potrebno nastaviti SMTP strežnik:

Polje	Opis	Primer
Mailer	Vrsta pošiljatelja	`smtp`
Host	Naslov SMTP strežnika	`mail.podjetje.si`
Port	Vrata strežnika	`587` (TLS) ali `465` (SSL)
Encryption	Vrsta šifriranja	`tls` ali `ssl`
Username	Uporabniško ime za prijavo	`obvestila@podjetje.si`
Password	Geslo za SMTP account	—
From Name	Prikazno ime pošiljatelja	`Optima Prevent`

Pomembno

Preden aktivirate obveščanje za stranke, preverite delovanje SMTP konfiguracije z gumbom Testiraj v Sistemskih nastavitvah.

Konfiguracija obveščanja po strankah¶

Dostop: Nastavitve → Obveščanje

Ko je SMTP strežnik pravilno konfiguriran, nastavite obveščanje za vsako stranko posebej:

Polje	Opis
Stranka	Izberite stranko iz seznama
Tip obveščanja	Vrsta obvestil (veljavnosti, periodične naloge …)
Dan v mesecu za pošiljanje	Kateri dan v mesecu se pošlje mesečno e-poštno obvestilo

Razpoložljivi tipi obveščanja¶

Opomniki veljavnosti – obvestila o iztekajočih se veljavnostih usposabljanj, pregledov in zdravniških spričeval
Periodične naloge – obvestila o nalogah s periodičnimi roki

Šifrirana e-pošta¶

Vsa odhodna e-poštna sporočila, ki jih pošlje sistem OP5, so šifrirana prek konfiguriranega SMTP strežnika. Ni potrebna dodatna konfiguracija – šifriranje se vzpostavi samodejno glede na vrednost polja Encryption v nastavitvah SMTP.

Nastavitev obveščanja¶

Dostop: Nastavitve → Obveščanje

Postopek nastavitve¶

Odprite Nastavitve → Obveščanje
Kliknite Dodaj ali izberite obstoječo nastavitev za stranko
Izpolnite polja:
Tip obveščanja – izberite vrsto obvestil
Dan v mesecu za pošiljanje – vnesite številko dneva (npr. 1 za prvi dan v mesecu)
Shranite nastavitev

Nasvet pred aktivacijo

Pred aktivacijo obveščanja za stranke obvezno:

Nastavite SMTP strežnik v Sistem → Nastavitve → Podjetje
Preverite, da ima stranka veljavne e-poštne naslove kontaktnih oseb
Testirajte pošiljanje z gumbom Testiraj v konfiguraciji e-pošte

Pogoji za delovanje¶

Pogoj	Stanje
SMTP konfiguracija	✅ Obvezno konfigurirana
Kontaktni e-poštni naslovi stranke	✅ Vneseni pri stranki
Tip obveščanja	✅ Izbran v nastavitvah obveščanja
Dan v mesecu	✅ Nastavljen (1–28)